Din ziua în care hotărăște să angajeze, administratorul unei firme mici devine angajator, cu obligații care încep înainte de calculul vreunui salariu: un dosar de personal complet, contractul transmis în REGES-ONLINE cel târziu în ziua anterioară începerii activității, un regulament intern și, lunar, pontaj și Declarația 112. Răspunderea pentru datele transmise rămâne a lui, chiar dacă lucrul efectiv este externalizat.
Decizia de a angaja se ia, de obicei, din motive comerciale: au apărut comenzi, un contract mare, prea multe ore lucrate de asociați. Partea administrativă vine la pachet și îl prinde pe administrator nepregătit. Rândurile următoare o descriu din perspectiva lui, cu reperele legale citate de REALCONT, firmă bucureșteană de contabilitate care se ocupă și de salarizare și de administrarea de personal. Termenele sunt redate așa cum erau în vigoare la documentare, iar înaintea unei angajări se verifică împreună cu specialistul care ține evidența de personal.
Înainte de prima zi de lucru: dosarul de personal
Greșeala clasică a angajatorului aflat la început este ordinea inversă: omul începe lucrul luni, iar actele „se fac săptămâna aceasta”. Regulile cer exact contrariul. În dimineața primei zile, la dosarul de personal trebuie să existe deja:
- contractul individual de muncă, semnat;
- informarea prealabilă;
- fișa postului;
- copiile actelor personale ale salariatului;
- avizul de medicina muncii.
Fiecare are rostul lui. Contractul stabilește salariul, programul și funcția. Informarea prealabilă dovedește că viitorul salariat a cunoscut condițiile înainte să semneze. Fișa postului spune ce are de făcut, lucru care devine esențial la prima neînțelegere despre atribuții. Avizul de medicina muncii arată că persoana este aptă pentru postul respectiv. Pentru administrator, toate acestea înseamnă că hotărârea de a angaja trebuie anunțată cu câteva zile înainte, nu în ajun.
REGES-ONLINE: termenele care nu iartă întârzierea
REGES-ONLINE este registrul electronic de evidență a salariaților, cel care a înlocuit Revisal. Potrivit HG nr. 295/2025, citată pe site-ul REALCONT, contractul se transmite în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Regula explică de ce un om găsit la lucru fără contract înregistrat nu poate fi trecut în acte a doua zi ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat.
Registrul nu se închide după angajare. Modificările de salariu se transmit în cel mult 20 de zile lucrătoare, iar încetările cel târziu la data încetării. Administratorul nu trebuie să țină minte fiecare termen, însă trebuie să rețină un principiu: orice schimbare din viața unui contract, fie că privește salariul, funcția sau plecarea omului, se anunță celui care operează registrul în ziua în care a fost hotărâtă.
Regulamentul intern, obligatoriu și la un singur salariat
Multe firme mici socotesc regulamentul intern un document pentru corporații. Pagina de consultanță în legislația muncii de pe site arată altceva: regulamentul este obligatoriu indiferent de numărul de salariați. Efectul practic se vede în ziua în care apare o abatere. Fără regulament intern, o sancțiune disciplinară nu poate fi aplicată valabil, oricât de limpede ar fi fapta.
Un regulament scris la angajarea celui dintâi salariat cere puțin timp și rămâne valabil pentru toți cei care vin după el. Scris abia după un conflict, nu mai ajută la rezolvarea acelui conflict.
Rutina lunară: pontaj, stat de plată, Declarația 112
După angajare, obligațiile capătă un ritm. Pontajul, adică evidența orelor lucrate, a concediilor și a absențelor, stă la baza statului de plată și a fluturașilor. El pleacă de la firmă, pentru că nimeni din afară nu știe cine a fost la lucru. Din pontaj se calculează salariul, iar Declarația 112 se depune până pe 25 a lunii următoare.
Administratorul unei firme cu un singur salariat este tentat să completeze pontajul din memorie, la final de lună. Obiceiul își arată limitele la primul concediu medical sau la primele ore suplimentare, când cifrele din pontaj trebuie să coincidă cu actele.
Ce se poate externaliza și ce rămâne al administratorului
Lucrul efectiv poate fi predat în întregime unui furnizor. REALCONT, de exemplu, preia contractele, actele adiționale, dosarele și transmiterile în registru, potrivit paginii de administrare de personal și REGES-ONLINE, și le cere clienților să anunțe angajările cu cel puțin o zi lucrătoare înainte de începerea activității. Cerința decurge direct din termenul legal: registrul nu poate fi completat la timp cu o informație primită prea târziu.
Un lucru nu se predă odată cu operațiunile. Chiar dacă salarizarea și registrul sunt externalizate, răspunderea pentru datele transmise în REGES-ONLINE rămâne a angajatorului. Furnizorul transmite ceea ce primește. Dacă administratorul comunică o dată de începere greșită sau uită să anunțe o mărire de salariu, eroarea îi aparține, iar în fața autorităților răspunde firma.
Împărțirea sănătoasă a rolurilor arată astfel: administratorul decide și anunță, în scris și la timp; furnizorul redactează, calculează și transmite. Când una dintre părți se bazează pe cealaltă pentru propria sarcină, apar golurile.
Ce verifică inspectorii ITM la un control
La un control, inspectorii ITM nu caută un document anume, ci concordanța dintre mai multe surse: dosarele de personal, registrul, pontajul, plata salariilor și persoanele găsite efectiv la lucru. Un contract de patru ore pe zi alături de un pontaj de opt, un salariu din contract diferit de cel virat în cont, un om aflat la birou fără să figureze în registru sunt tocmai nepotrivirile pe care o asemenea verificare le scoate la suprafață.
Pentru administrator, învățătura practică este că hârtiile nu se pregătesc „pentru control”. Ele trebuie să descrie, zi de zi, ce se întâmplă în firmă. Cine angajează pentru întâia oară are avantajul că pornește de la zero și poate așeza lucrurile corect de la început. Detaliile fiecărui caz, de la tipul de contract la programul de lucru, se stabilesc cu un specialist în legislația muncii, înainte de semnarea contractului.
