Convocare AGA online
Perioada care a trecut a fost una plină de provocări pentru toate persoanele, fie angajați, fie angajatori, iar societățile întâmpină și ele anumite probleme și situații neprevăzute, sau situații care aveau o anumită metodă de desfășurare, însă o dată cu distanțarea socială această metodă nu mai este posibilă.
Una dintre aceste situații o reprezintă AGA, care, după cum e bifat și în lege, se desfășoară la sediul societăților cu participarea tuturor asociaților. Pandemie sau nu, distanțarea sau nu, societățile trebuie să continue să funcționeze și să ia decizii importante pentru buna funcționare a activității.
Cum se petreceau AGA înainte de pandemie?
AGA se petrec mereu după baza legislativă, care spune că asociații se întrunesc în adunare cel puțin o dată pe an, sau de câte ori este nevoie, pentru a lua decizii importante pentru funcționarea corectă a societății. Aceste decizii sunt de genul aprobării situației financiare și a repartizării bugetului, desemnarea sau revocarea administratorilor, contractarea auditului financiar și chiar urmărirea administratorilor pentru daune aduse societății. Convocator AGA este fie consiliul de administrație, fie directoratul, iar în situațiile în care convocarea este obligatorie nerespectarea acesteia devine infracțiune. Se acordă publicitatea convocării și se specifică locul, data și ora întrunirii, precum și subiectele de pe ordinea de zi.
Convocarea și desfășurarea AGA în online
AGA se poate convoca și prin e-mail, scrisoare electronică, însă doar cu semnătură electronică atașată. Convocările se pot trimite și prin alte mijloace, însă orice variantă ai alege, dacă nu conține semnătură electronică sau semnătură fizică, se consideră ilegală și duce la anularea AGA. De asemenea, în AGA online trebuie stabilite niște criterii de accesare a platformelor, pentru a nu se produce inegalități între asociați.
Cum se realizează procedura de vot?
Procedura vot AGA se consideră a fi realizată prin corespondență dacă autorul și destinatarul nu sunt în legătură directă, adică prin fax sau scrisoare. Dacă autorul și destinatarul sunt într-o video conferință sau la telefon, se consideră că procedura de vot s-a desfășurat în direct.
Pentru o mai bună desfășurare a procesului de vot prin reducerea erorilor umane la numărarea voturilor și prin calcule de prezență și vot certificat se dorește să se promoveze corectitudinea, transparența și responsabilitatea față de acționari. Având în vedere că te poți conecta de pe orice fel de dispozitiv, fie telefon, tabletă sau computer, la fel poți să îți exprimi și votul, cu un simplu click.
Semnarea hotărârilor adoptate în online
Pentru că după fiecare întrunire de genul acesta se realizează un proces verbal al ședinței, consemnat în registrul adunărilor generale, care conține data și locul adunării, numărul de asociați, cererile și dezbaterile asociaților precum și rezultatul deliberărilor și al hotărârilor luate, este nevoie de semnarea acestuia din partea tuturor participanților. Acest lucru se poate realiza foarte simplu cu ajutorul unei semnături electronice. Chiar se recomandă ca societățile, în principal, și asociații, în măsură în care este posibil, să își achiziționeze o semnătură electronică.
Dacă procesul verbal ar fi semnat doar de către administrator și secretar, forța probantă ar fi mai mică și în cazul ajungerii în instanță trebuie să se probeze prin alte metode. Semnătura electronică este bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul folosirii acesteia și se generează cu ajutorul unui dispozitiv securizat de crearea acesteia. Astfel că aceste ședințe se pot desfășura în condițiile legii chiar și în situații excepționale de genul acestei distanțări sociale.
